Ich bin’s, Alex – und heute reden wir über ein Thema, das auf den ersten Blick banal klingt, aber über Erfolg oder Frust im Freiberufler-Alltag entscheidet: die Rechnungsstellung.
Denn egal, wie gut deine Arbeit ist – wenn du keine klare, fehlerfreie Rechnung schreibst, bekommst du dein Geld nicht. Oder zumindest nicht pünktlich. Und das kann dein Cashflow ganz schön ins Schleudern bringen.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Rechnungen professionell, rechtssicher und clever gestaltest, damit du schneller bezahlt wirst und weniger Stress hast.
Warum Rechnungen oft länger liegen bleiben, als sie müssten
🤯 Du kennst das vielleicht:
- „Oh, ich wollte ja noch die Rechnung für Projekt XY schreiben…“
- „Wo war nochmal die Vorlage?“
- „Wie war das mit der Umsatzsteuer nochmal?“
Ich hab früher oft Rechnungen tage- oder wochenlang aufgeschoben – und mich dann gewundert, warum das Geld nicht kommt.
💡 Heute habe ich ein System – und das verändert alles.
Die Basics: Was muss auf einer Rechnung stehen? (Pflichtangaben)
Laut §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) müssen folgende Punkte auf jeder Rechnung über 250 € brutto stehen:
✅ Vollständiger Name und Adresse von dir & dem Kunden
✅ Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
✅ Ausstellungsdatum der Rechnung
✅ Fortlaufende Rechnungsnummer
✅ Leistungszeitraum / Lieferdatum
✅ Beschreibung der Leistung (nicht zu allgemein!)
✅ Nettobetrag
✅ Umsatzsteuersatz & -betrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
✅ Bruttobetrag
💡 Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) gelten vereinfachte Regeln – aber sicher ist sicher: Ich nutze immer die volle Version.
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
❌ Rechnungsnummer doppelt vergeben
➡️ Jede Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein. Format-Tipp: „2025-001“
❌ Leistungszeitraum vergessen
➡️ Besonders wichtig bei Dauerverträgen oder Dienstleistungen über mehrere Wochen
❌ USt.-Hinweis fehlt bei Kleinunternehmerregelung
➡️ Dann gehört ein Satz wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
❌ Allgemeine Begriffe wie „Dienstleistung“
➡️ Beschreibe deine Leistung so, dass klar wird, was genau du gemacht hast
Wie du schneller bezahlt wirst: Psychologie & Technik
💡 Meine Faustregel: Je klarer & professioneller die Rechnung, desto schneller kommt das Geld.
✅ 1. Sofort nach Projektabschluss Rechnungen schreiben
➡️ Nicht warten – je länger du zögerst, desto mehr verzögert sich auch die Zahlung.
✅ 2. Zahlungsziel klar angeben
➡️ Z. B. „Zahlbar innerhalb von 7 Tagen ab Rechnungseingang“
✅ 3. Freundliche Sprache wirkt Wunder
➡️ Beispiel: „Ich bedanke mich für die Zusammenarbeit und freue mich über eine zeitnahe Überweisung.“
Klingt besser als: „Zahlung fällig bis…“
✅ 4. Erinnerungen automatisieren
➡️ Tools wie Debitoor, Lexoffice oder sevDesk verschicken Zahlungserinnerungen automatisch – sehr hilfreich.
Mein System für entspannte Rechnungsstellung
- 📂 Rechnungsvorlage im Tool (z. B. Lexoffice) angelegt
- 🗓️ Jeden Montag ist „Rechnungs- & Buchhaltungstag“
- 📧 Rechnung direkt nach Leistung per E-Mail (mit PDF im Anhang)
- 🔁 Offene Rechnungen werden 1x wöchentlich geprüft
- 🛠️ Ab 7 Tagen überfällig: Automatische Erinnerung – freundlich, aber bestimmt
💡 Ergebnis: Kaum offene Forderungen – und mehr Ruhe im Kopf.
Was tun, wenn ein Kunde trotzdem nicht zahlt?
📌 1. Höfliche Zahlungserinnerung (nach ca. 7–10 Tagen)
📌 2. Mahnung mit neuem Fristdatum (nach 14 Tagen)
📌 3. Letzte Mahnung mit Ankündigung rechtlicher Schritte
📌 4. Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren (im Notfall)
💡 Tipp: Bleib sachlich, freundlich und dokumentiere alles – das schützt dich später, wenn’s hart auf hart kommt.
Meine Erfahrung: Rechnungsstellung = Selbstfürsorge
Früher war mir das Rechnungen-Schreiben unangenehm. Heute sehe ich’s anders:
✅ Es ist Teil meines Werts als Profi
✅ Es sorgt für Liquidität und Sicherheit
✅ Und es zeigt dem Kunden, dass ich organisiert und zuverlässig arbeite
Fazit: Professionelle Rechnungen bringen schneller Geld und weniger Stress
Rechnungen sind mehr als Pflicht – sie sind ein zentrales Element deiner Business-Kommunikation.
Wer hier professionell auftritt, wird ernst genommen – und schneller bezahlt.
💬 Wie gehst du mit Rechnungen um? Schreibst du direkt nach der Leistung? Hast du schon mal Ärger mit Zahlungsverzug gehabt? Erzähl’s mir in den Kommentaren – vielleicht können wir voneinander lernen.